Időgazdálkodási technikák, módszerek, alapelvek, tippek ✓

Tartalomjegyzék

Bevezető

A hatékony időgazdálkodás legfontosabb alapelveit, lépéseit és módszereit gyűjtöttem össze könnyen emészthető formában. Célom, hogy az összefoglaló írásom hatására ki tudd alakítani a saját időgazdálkodási rendszeredet, és minden teendőddel időben végezz. Ezért jött létre ez a tudásbázis.

Mi az időgazdálkodás?

Mi az időgazdálkodás? Az időgazdálkodás fogalma
A megfelelő időgazdálkodás nem más, mint egy olyan rendszer kialakítása és működtetése, amely lehetővé teszi, hogy a rendelkezésre álló napi 24 óra elegendő legyen a jól meghatározott célok, feladatok, határidők és teendők maradéktalan kivitelezésére.

Időgazdálkodás alapelvek

Fegyelmezettség
Ha nem vagy fegyelmezett, akkor sajnos nem fog jól menni az időgazdálkodás. A leírtak akkor fognak működni, ha magadévá teszed a módszereket, és szigorúan kiállsz mellettük.

Az 5 perces szabály
Amit 5 percen belül el tudsz végezni, azt ne halogasd. Azonnal tedd meg! Tipikus példája ennek a bejövő e-mailek olvasás utáni azonnali, lényegre törő megválaszolása.

Halogatás
A halogatás („Ej, ráérünk arra még!”) az időgazdálkodás ellensége. Nem érdemes a múlton (sem a jelenen, főleg ha olyan dolgon ragadunk le, amire nincs is ráhatásunk) keseregni, a jövőbeli terveket emiatt halogatni.

Elérhető célok kitűzése, lépésenként történő megvalósítása
Miért nem teljesülnek a célok? Több ok miatt sem, de a legfőbb ok az, hogy nem minden cél SMART cél.

A SMART céloknak 5 jellemzője van:

  1. Specific, azaz konkrét, pontosan körülírt.
  2. Measurable, azaz mérhető.
  3. Achievable, azaz megvalósítható, elérhető.
  4. Relevant, azaz témába vágó, releváns.
  5. Time-bound, azaz időkerethez köthető.

Egy példa SMART célra:

„A hímzéseimet bemutató blogot szeretnék írni. Ebben bemutatom majd nap mint nap, hogy milyen munkákon dolgozom. Azt szeretném, ha decemberre elérném, hogy legalább 500 ember olvasná naponta. 2018 novemberére már bevételt szeretnék a blogból, és mire a gyerekeim oviba mennek, én abból szeretnék a családi költségvetéshez járulni, hogy eladom a munkáimat.” Forrás: A sikeres online vállalkozás építőelemei, 272. oldal.

A célok kitűzésénél fontos látni azt, hogy a megvalósításhoz elengedhetetlenül szükséges, hogy a feladat szét legyen bontva lépésekre. Ha ez nincs meg, akkor azt sem tudod hogyan állj neki a feladatnak. Túl nagy falatnak bizonyulhat egy-egy cél. De ha le van bontva könnyen kivitelezhető lépésekre, akkor sikerülni fog. Gondolj csak arra, hogy aki fogyni akar, annak nem elég kitűznie azt a célt, hogy pl. le akar fogyni 20 kg-t, hanem apró lépésekre kell bontania. Például úgy, hogy kitalálja: a napi 1900 kalória helyett csak 1800 kalóriát fog bevinni. Így „menthetetlenül” le fog fogyni (kivéve, ha ezt kizáró betegséggel is küzd) idővel.

Az ilyen célok fognak a legnagyobb valószínűséggel teljesülni.

Tömbösítés
Az azonos típusú feladatokat egybe kell gyűjteni, és úgy elvégezni. Enélkül nem lehet időgazdálkodásról beszélni. Pl.: A bejövő e-maileket elég naponta 1-2 alkalommal ellenőrzi, és akkor megválaszolni. Felesleges, hogy óránként ellenőrizzük a postafiókunkat, vagy éppen értesítő hang társuljon egy-egy beérkező levélhez.

De a tömbösítésre szuper példa, ami még diákmunkásként esett meg velem. Pár diáktársammal fejenként kaptunk kb. 1000 db A4-es lapot, és ugyanennyi A5-ös borítékot. A feladat az volt, hogy be kellett hajtogatni az A4-es lapokat a borítékba, majd le kellett azt zárni. A többi diák úgy állt neki, hogy összehajtott egy lapot, majd berakta a borítékba, és lezárta azt. Majd ezt ismét. Hogyan álltam neki én? Tömbösítve. Először összehajtottam az 1000 db A4-es lapot, majd beleraktam az 1000 borítékba a félbehajtott lapokat. Utána pedig egy „szusszal” zártam le az 1000 borítékot. Az eredmény az volt, hogy én már visszaértem a feladat utáni ebédszünetről, amikor a hagyományos módszerrel dolgozók még nem is végeztek a munkával.

Fókuszálás
A multitasking (több feladat végzése egy időben) nem hatékony. Sokan azt gondolják, hogy az időgazdálkodás egyenlő a multitaskinggal. Ha valamit csinálsz, akkor mindig 100%-osan arra koncentrálj egészen addig amíg nem végeztél vele.

Priorizálás
Erről még lesz szó lejjebb. Röviden: minden teendőt rangsorolni kell, és nem a legújabban felmerült feladatot kell elsőként elvégezni, hanem a legsürgősebbet.

Béka lenyelése
Ha van egy listád (amire az oldal végére írsz, lesz!), akkor mindig azzal a feladattal kezdd, amelyikhez a legkevesebb kedved van. Amint végzel vele, hatalmas energiát fog adni a kevésbé „mumus” feladatok elvégzéséhez. Ha nem így teszel, adott esetben az egész napod időgazdálkodása borulhat, mert nyomasztani fog a még el nem végzett „béka” feladat.

Bagoly vagy pacsirta vagy?
Ha tudod, hogy melyik csoportba tartozol, akkor azt is tudod, hogy mikor tudsz produktívan dolgozni. Ez a tudás elengedhetetlen az eredményes időgazdálkodáshoz. Ha teheted, akkor ennek megfelelően dolgozz, ne a hagyományos „8-tól 4-ig” konstrukcióban. A „napi 8 óra” munka se legyen kőbe vésve. Úgy dolgozz, ahogy neked kényelmes, és ameddig produktív. Lehet, hogy egyik nap csak 4 órát fogsz így dolgozni, a másik napon pedig 12 órát. A lényeg az, hogy a feladataidat megoldd, és nem az, hogy mennyi időt szánsz rájuk!

Rugalmasság
Talán meglepetésként ér, de a helyes időgazdálkodás nem feltétlenül arról szól, hogy minden feladatodat 100%-osan elvégzed, ahogy arról sem, hogy minden elkezdett tevékenységet végigcsinálsz. Előfordulhat, hogy egy jól felépített és megtervezett projekt hirtelen „túl sokká”, vagy nehézzé, nyomasztóvá válik, vagy éppen a prioritások változásával már nem is annyira jó érzés a teljes megvalósítás. Ha már nem leled örömödet valamiben, nyugodtan tudsz változtatni a helyzeteden, nem kell mindent végigcsinálni, amit megkezdtél. Ha beültél egy filmre a moziba, majd a film közepén kiderül, hogy nagyon rossz, nem kell csak azért végigülnöd, mert ki van fizetve. El kell könyvelni elsüllyedt költségnek, és fel kell állni a székből!

Feladatmenedzsment technikák

Mire megy el az idő?
A legfontosabb dolog a megfelelő időgazdálkodás kialakítása során, hogy lásd: mire mennyi időd megy el. Ehhez javaslom, hogy töltsd le egy telefonos applikációt, vagy akár kezdd el vezetni kockás füzetben. Előbbi azért egyszerűbb megoldás. A legnépszerűbb alkalmazások pl. a Toggl és az Asana.

Időgazdálkodás

Készíts listákat!
Listázd fel a feladataidat és az életedet. Erre a legjobb megoldás a Microsoft To Do (ingyenes szoftver), amely nem csak a listákat tudja kezelni, hanem az egyes elemekből tud rendszeres feladatokat generálni, emlékeztetőkkel.

A listák legnagyobb előnye, hogy a listázott dolgokat nem kell észben tartanom, mert minden le van írva a megfelelő listára, a megfelelő helyre, ezáltal az agyam felszabadul az ún. kognitív teher alól, ezáltal ténylegesen kreatív és produktív tudok lenni, arról nem is beszélve, hogy a szabadidőm nem arról szól, hogy azon „kattogok”, hogy mit felejtettem el, mit kell a következő munkanapon vagy éppen a boltban csinálnom. Miért nem? Mert minden le van írva, így azzal a nyugodt tudattal tudok kikapcsolódni és/vagy az előttem álló feladatra koncentrálni, hogy minden mást kizárhatok az agyamból, mert tudom, hogy minden “szembe fog jönni velem” a megfelelő listámon, a megfelelő időben. Mi ez ha nem az időgazdálkodás célja?

A listák hasznosságáról, illetve arról, hogy én hogyan „listázok”, részletesebben írtam a Microsoft To Do elődjéről, a Wunderlistről szóló cikkemben.

Egyébként nem csak a hétköznapi vagy a munka során felgyűlt feladatokról lehet listát készíteni. Nekem pl. van külön „mit kell vinnem, ha nyaralni megyek” és „mit kell vinnem, ha bringázni megyek” nevű listám is. Így nem fordulhat elő az, hogy pl. defektet kapok kerékpározás közben, de nincs nálam ragasztó, folt és szerszámok.

Extra tipp: érdemes a feladatokat aszerint listázni, hogy hol milyen „státuszt” töltesz be. Tehát lehetsz egyszerre alkalmazott, vállalkozó, apa, férj, unoka, alapítványi tag, önkéntes a menhelyen, amatőr sportoló, stb. Minden „státuszhoz” készíts feladatlistát! Minimum 3 időgazdálkodási listával kell rendelkezned, amelyek a következők: karrier, kapcsolatok, és saját magad igényei.

Naptár használata – a hatékony időgazdálkodás alapja
Naptár nélkül nincs időgazdálkodás, csak folyamatos „tűzoltás”. A naptár is egy olyan dolog, ami felszabadítja az agyamat, és a tényleg fontos dolgokon tudok gondolkozni. Minden feladatom ki van írva egy listára, vagy a naptáramba. Innentől kezdve csak a lista aktuális havi/heti/havi nézetét kell látnom a naptáram mellett, és máris garantál, hogy minden teendőm a szemem elé kerül a szükséges időpontban.

A naptár lehet hagyományos zsebnaptár, vagy éppen Google Calendar, vagy akár egyedi készítésű is. Én ilyet – heti bontásút – használok, mert szeretem a fix feladatok mellett a heti és havi prioritásokat is jelölni a naptáramban. A napi top prioritású feladatok listázásának ötlete Ivy Lee-től származik, igaz ő azt mondta, hogy a napot úgy érdemes végigcsinálni, hogy az első feladattól indulva végigmegyünk mind a 6, aznapra kiírt feladaton. Ez azért nem mindig ilyen egyszerű a való életben. Szerintem jobb megközelítés az, hogy a fókuszban vannak top feladatok, amelyeket az „üresjáratokban” meg tudunk valósítani. Mert elsők között a fontos és sürgős feladatokat kell megtenni.

Ezen felül ez a módszer egybecseng Laura Vanderkam módszerével („168 óra egy hét”), mely szerint mindig egy hétre tervezz előre, igaz az ötlet – számomra – nem tőle származik. Laura-tól származik ez a mondás is, ami szerintem remekül összefoglalja az időgazdálkodás alapját: „Az idő rugalmasan alkalmazkodik ahhoz, aminek szerintünk bele kell férnie.”

Egy remek videója is van témában:

A fentiek használatával könnyen fel lehet építeni előre egy heti, havi vagy éves időgazdálkodási tervet. A következő hét megtervezéséről itt írtam részletesen.

Priorizálás, avagy az ABC módszer
Mivel az időgazdálkodás sem képes olyan csodákra, hogy minden feladatot mindig el tudj végezni, ezért a beérkező teendőket érdemes azok fontossága szerint megjelölni egy-egy betűvel. Az „A” betű jelenti a top prioritást. Ami ezzel van jelölve, azt mindenképpen meg kell csinálni. A „B” jelölés azt jelzi, hogy a feladatot jó lenne elvégezni, a „C” pedig azt, hogy „egyszer talán megcsinálom”. Akinek sok teendője van, az még egyértelműbb rangsort tud készíteni a feladataiból, ha az ABC betűk mellé 1, 2, 3 jelölőket is használ, így pl. az „A1” jelű feladat lesz a legeslegfontosabb, míg a „C3” a legutolsó.

Priorizálás másképp: Eisenhower időgazdálkodási mátrixa
„Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős az ritkán fontos.” – David D. Eisenhower

A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása – egyébként szerintem túl vontatott és erőltetett – című könyvben írt erről a megközelítésről Stephen R. Covey.

A módszer lényege, hogy egy 2×2-es táblázatot kell készíteni az alábbiak szerint, majd a feladatokat bele kell rakni 1-1 mezőbe. Az egyes mezőkben lévő feladatokkal a következő a teendő:

SürgősNem sürgős
FontosAzonnal meg kell csinálni.Be kell sorolni a feladatok közé.
Nem fontosDelegálni kell valakinek.Törölni kell a feladatot.

A 80/20-as szabály (Pareto-elv) az időgazdálkodásban
Más néven Pareto-elv. Megállapították, hogy sok esetben az okok 20%-ából ered a következmények 80%-a. Ez az arány sok dologra ráhúzható. Sok esetben az erőfeszítésed 20%-a hozza az eredmények 80%-át. Ha tudod azonosítani, hogy mely feladataid hozzák a legnagyobb eredményt, akkor érdemes ezekre a feladatokra koncentrálnod. És ami még megdöbbentőbb: Ha a feladataid 20%-án belül is igaz a Pareto-elv, akkor az eredeti feladataid 4%-a hozza az eredményeid 64%-át. Elgondolkodtató?

GTD módszer – a legjobb időgazdálkodás témájú könyv
David Allen az Intézz el mindent című könyvében írt a módszerről. A módszer 5 lépést azonosít a feladatokkal kapcsolatban:

  • 1. lépés: Listázás. Az elvégzendő feladatok listázása. Ennek hasznosságáról írtam feljebb.
  • 2. lépés: Tisztázás. Töröld ki azokat a feladatokat, amelyek duplikáltak, vagy okafogyottá váltak. Ha szükséges, vonj össze több feladatot egybe, vagy éppen egy nagyobb feladatot bonts több részre. A feljebb is említett 5 perces szabály itt jön képbe. Ha olyan feladatot tennél a listára, amit meg tudsz oldani pár perc alatt, akkor tedd meg a listázás helyett. Ha esetleg éppen nincs időd rá, akkor tedd egy „5 perces feladatok” nevű listára.
  • 3. lépés: Rendszerezés. Sorold kategóriákba a feladataidat.
  • 4. lépés: Kiválasztás. Ebben a pontban kerül be a feladat a napi/heti rendbe.
  • 5. lépés: Cselekvés. A feladat végrehajtása.

Számomra egyébként ez a legcélravezetőbb időgazdálkodási módszer.

Pomodoro technika
Akik ebben hisznek (én nem vagyok köztük, de a teljesség kedvéért írok róla), azok azt mondják, hogy ki kell tűzni egy feladatot, majd 25 percet kell dolgozni rajta. Utána jöjjön 5-10 perc szünet, majd ismét jöhet 25 perc munka. 3-4 darab 25 perces „kör” után pedig tarts 20-30 perc szünetet. A módszer célja, hogy fókuszáltan tudjunk dolgozni valamin, és a feladatok között dedikált pihenési idő legyen. Ha szimpatikus a módszer, remek telefonos applikációk vannak a 25 percek és a szünetek mérésére. Személyes véleményem az, hogy időgazdálkodási szempontból nem túl előnyös módszer ez, hiszen ha valóban van 8 órányi munkánk, akkor egész nap szöszölhetünk vele, ha 25 percnél nem tudunk egyszerre többet dolgozni.

Sablonok
Nem mindenki tud ezzel az időgazdálkodási tippel élni, de akire vonatkozik, annak nagyon megkönnyíti az életét.

Amivel legalább 2x kell foglalkoznod, azt érdemes „sablonizálni”. Például ha rendszeresen írsz hasonló e-maileket, akkor érdemes egy sablont gyártani belőle, amiben pl. csak a megszólítást kell kicserélni. Amikor legközelebb ilyen e-mailt írsz, akkor már csak elő kell hívnod a sablont, és testre kell szabnod, pl. egy megszólítással.

De a sablonok ereje akkor is megmutatkozik, amikor sok lépésből álló feladatot kell végrehajtanod, akár többet is párhuzamosan. Ekkor jól jön egy előre definiált lista, amely alapján könnyen követhető, hogy az egyes feladatokban éppen melyik fázisnál jársz.

Mit tegyünk, ha új feladatot kapunk?
Akármelyik feladatkezelési rendszert használod, először priorizálj, majd sorold be a megfelelő helyre a végrehajtást.

Zavaró tényezők kiiktatása, avagy az időgazdálkodás ellenségei
E-mail, telefon, közösségi média értesítők, esetleg telefonhívások, sms-ek? Ha fókuszáltan akarsz dolgozni, némítsd le a telefonodat. Amikor pihensz, akkor tudsz foglalkozni az értesítők ellenőrzésével, vagy a nem fogadott hívások visszahívásával. A felesleges hírlevelekről és értesítőkről pedig iratkozz le.

RPM, avagy: Rapid Planning Method
Tony Robbins módszerének (listák helyett) lényege: Az RPM lényege, hogy maximalizáld az életed eredményét, és maximalizáld a beteljesülésedet (kb. a Maslow piramis tetejét képzelem ide). A módszer azt mondja, hogyha tudod, hogy mit akarsz elérni (Result – eredmény), és miért fontos számodra, miért akarod elérni (Purpose – cél), akkor az erre a két kérdésre adott felelet megadja neked az utat – mi legyen a megvalósítási terv (Massive Action Plan – Akcióterv) – a megvalósítás felé. Ha van elég erős indokod és célod, akkor meglesz a módja annak is, hogy a megvalósítás is sikerrel záruljon.

Ha többen dolgoztok egy projekten, avagy a csoportos időgazdálkodás titka
Használjatok olyan projektmenedzsment applikációt, amelyben meg tudjátok osztani egymással a feladatokat, és könnyen átlátjátok hogy kinek mi a teendője. Ilyen pl. a Trello. Ha így tesztek, akkor a közös feladataitok menedzselése során rengeteg időt tudtok megspórolni, mivel nem kell folyamatosan telefonos vagy e-mailes kapcsolatban lennetek.

Tematikus napok
Pongor-Juhász Attila írta Az időmilliomos vállalkozó című könyvében, hogy hatékonyabban lehet dolgozni, ha a munkaidőnket az alábbiak szerint osztjuk fel:

  • Szabadnap – regenerálódás és a feltöltődés napja.
  • Fókusznap – a pénzcsináló nap.
  • Puffernap – az admin tevékenységekre.

Amellett, hogy nem vitatom ennek az időgazdálkodási módszernek a hatékonyságát, ezzel nekem csak az a bajom, hogy a valóságban ezt nehéz kivitelezni.

E-mail preferálása
Munkám során az e-mailes megkereséseket preferálom, sőt sokszor a telefonos megkereséseket is ebbe az irányba terelem. Miért?

  • Ha valamit le kell írni, azt sokkal tömörebben meg tudják tenni, mintha telefonhívás közben mondanák el.
  • Megmarad későbbre is, archiválható, visszakereshető.
  • Akkor foglalkozok vele, amikor tudok vagy akarok, nem akkor, amikor a telefon csörög.

Telefon preferálása
Amikor olyan emberrel van dolgom, aki:

  • Tudom, hogy nem e-mailezik,
  • vagy csak ritkán,
  • vagy sokszor elfelejt válaszolni,
  • vagy akitől a válasz nem várhat (mert nekem fontos):

Na őket és a fenti esetekben szoktam telefonon hívni.

Utazással, közlekedéssel kapcsolatos időgazdálkodási tippek

Mivel sokan rengeteg időt töltenek utazással, ezért fontosnak tartottam, hogy legyen egy külön „utazós” szekciója az időgazdálkodási tippeknek.

Optimális útvonal kiválasztása
Tervezz útvonalat indulás előtt! Akár kocsival, akár tömegközlekedéssel utazol, minden esetben készíts útvonaltervet. Ha egy környéket kell bejárnod, akkor ismerkedj meg a „Kínai postás problémájával” (angol nyelvű). Tudtad? Ha okosan tervezel, Budapest minden kerületébe el lehet látogatni mindössze 65 km megtételével!

Töltsd hasznosan az utazási időt!
Én azért szeretem a tömegközlekedést, mert amíg utazok, addig rengeteg podcastet, hangoskönyvet meg tudok hallgatni, vagy éppen hagyományos könyvet tudok elolvasni. Ezen felül e-maileket is tudok írni a telefonom utazás közben. Két dolgot tudok egyszerre csinálni, de mégsem „multitaskingolok”, hiszen az egyik dolgot (az utazást) delegáltam, hiszen a sofőr/vezető végzi az utaztatásomat. Én pedig azzal tudok foglalkozni, ami az időgazdálkodási tervem alapján belefér az utazás időtartamába.

Csúcsidő elkerülése
Ha teheted, ne a csúcsidőben utazz. A legforgalmasabb időszakot a bevásárláskor is érdemes elkerülni. De továbbmegyek, a temetőbe járást is érdemes úgy időzíteni, hogy ne a halottak napja körüli időszakra essen, amikor egymást tapossák a temetőben a gyászolók.

Melyik metrókocsiba szálljak?
Egyszerűen imádom ezt az időgazdálkodási „hacket”. Készítettek egy alkalmazást, ahol ha kiválasztod, hogy melyik metróvonalon utazol, melyik irányba, ill. azt, hogy hol szállsz le, akkor megmondja a rendszer, hogy melyik kocsi melyik ajtajához állj. Egy metró kb. 100 méter hosszú. Nem is olyan ritka tehát, hogy a tudatos helyezkedés fogja biztosítani számodra, hogy elérd a csatlakozást. Különösen este hasznos lehet ez.

Menetrend ismerete
Az előző ponthoz hasonló. Ha tudod, hogy pontosan mi, mikor, honnan indul, akkor sokkal okosabban összeszervezhető egy útvonal végigjárása. Gondolj csak arra, milyen bosszantó tud lenni, amikor odaérsz a megállóba, de 10 másodperccel az „orrod előtt” megy el a járat. Főleg, ha előtt legalább 1-3 percet sétáltál. Ekkora távon 10 mp-et simán meg tudsz nyerni pár gyorsabb lépéssel.

Kifogások, avagy miért nem sikerül?

„Nincs időm rá.”
Aki nem szereti az időgazdálkodást, az szeret emögé bújni. De van időd! Mindenkinek arra van ideje, amire akarja, hogy legyen. Vagy ami fontos számára. Ennyi, nincs ezen mit túlragozni.

„Mindig közbejön valami.”
Ha hagyod. Amire nem a te feladatod és/vagy nincs kedved hozzá, arra mondj nemet. Készíts listát, priorizálj. Az időrabló tevékenységeket (TV, közösségi média, telefon nyomkodás, stb.) minimalizáld. Hidd el, máris egy csomó időd felszabadul, és közelebb juthatsz a céljaidhoz.

„A gyerekeim miatt nincs időm rá.”
Van olyan ismerősöm, aki 6 gyerek mellett épített fel egy több mint 100 millió forintos árbevételű céget. Ha az időgazdálkodásod megfelelő, akkor nincs lehetetlen! Nem tudom, hogy kitől hallottam, de nagy igazság ez is: akik milliárdos forgalmú céget építenek, azok sem tudnak túllépni a napi 24 órás időkereten. A dolog kulcsa a megfelelő időgazdálkodás – hogy a rendelkezésre álló idődet a leghatékonyabban használd fel.

Fekete öves időgazdálkodás technikák

Azt a címet is adhattam volna ennek a fejezetnek, hogy „hatékonyságnövelés időgazdálkodással”. Ugyanis sikeres időgazdálkodás nincs hatékonyságnövelés nélkül, és fordítva is igaz. A hatékonyságnövelés nem lehetséges időgazdálkodási technikák nélkül. Összeszedtem pár fekete öves módszert a személyes kedvenceim közül.

Kulcscsomó-optimalizálás
A kulcscsomóm optimális használatával életem során 2,5 napot spórolok egy apró trükk segítségével. Ez a trükk nem más, mint az, hogy a kulcsok úgy követik egymást, és olyan irányban állnak, hogy amikor a 3 zárból álló ajtón kinyitom a legfelső zárat, akkor a kulcscsomó pontosan úgy áll meg, hogy a 2. zár kulcsa szinte a tenyeremre áll. Így nem kell soha gondolkodnom azon, hogy melyik kulcs melyik zárat nyitja.

Tanulj meg nemet mondani! Enélkül nincs sikeres időgazdálkodás!
Amikor valamire „igent” mondasz, akkor kimondatlanul is „nemet” mondtál másra. Hiszen amíg azt csinálod, amire „igent” mondtál, addig nem tudsz olyan dologgal foglalkozni, ami esetleg jobban érdekelne, de udvariasságból háttérbe szorítottad. Az időgazdálkodási alapelvek közül ez az egyik legnagyobb eredményt ígérő tippje, hiszen folyamatosan rengeteg időnket „rabolná el” a környezetünk, ha hagynánk.

Majd Zuglóban találkozunk
Az egyik kedvenc példám a helyzetfelismerés fontosságáról. Hiszen az időgazdálkodás nem áll ott meg, hogy egy jól működő rendszert felépítünk, ami segít „menedzselni” az életünket. A haladó időgazdálkodás szerves részeként egy speciális gondolkodásmód alakul ki, amely megadja a „hogyan lehet?” kérdésre a választ azokban a helyzetekben, amikor a legtöbb ember azt kezdené megmagyarázni, hogy „miért nem lehet”.

Nemrég történt, hogy a párommal a Nyugatiban voltunk, és Pestszentlőrinc felé akartunk menni vonattal. Ő gyalog volt, én kerékpárral. A 16-os vágány körül érkeztünk a pályaudvarra (ami szemből/felülről nézve a pályaudvar jobb széle), hiszen onnan szokott menni ez a vonat. Ám itt láttuk, hogy másik, Pestszentlőrincen csak átmenő (de az útvonal egy részén el tudott volna vinni) vonat indul, igaz kicsit késve.

Mondtam a páromnak, hogy előregurulok a főbejárathoz, és megnézem, hogy a mi vonatunk mikor indul, és ha jobban járunk azzal, akkor felhívom telefonon, hogy jöjjön át. Odamentem, és láttam, hogy 2 perc múlva indul a mi vonatunk, de a 6. vágányról (ami szemből/felülről nézve a pályaudvar bal széle). Tehát a pályaudvar másik fele, esélytelen, hogy a párom gyalog át tudjon érni indulás előtt. A vágányok közötti aluljáró le volt zárva az éppen aktuális felújítás miatt.

Tudtuk azt, hogy az vonat, ami nem áll meg Pestszentlőrincen (ami a 16. vágányról indul), az mindig előbb indul, mint amelyik megáll Lőrincen. Ennek oka, hogy „amíg tiszta a pálya”, addig a gyorsabb vonat ki tud akkor előnyt építeni magának, hogy már nem fogja zavarni a lassabb, de mögötte jövő vonatot. Ugye visszafelé ez nem lenne igaz, hiszen mindig feltartaná a gyorsabb vonatot a lassabb ott, ahol csak előbbinek kell megállnia, és csak 1 vágány van.

Páromnak támadt az az ötlete, hogy felszáll arra a vonatra, ami mellett állt, a 16. vágánynál, és leszáll Zuglóban, ahová én rá pár percre fogok érkezni (de nem szálltam le, csak felszállt mellém) a 6. vágányról induló vonattal. Így nem késte le az indulást a Nyugatiba, én sem késtem le a jó vonatot, és egyszerre értünk Pestszentlőrincre.

Ajánlatkérés 40+ nyomdától
Könyvkiadás során a legjobb ár/érték arányú nyomdát szerettem volna megtalálni. Nem telefonáltam egyesével, hanem megnyitottam a Google találatai alapján a nyomdák weboldalát, és kikerestem a nyomdák e-mail címét. Írtam egy sablon levelet, amelyben a nyomtatandó könyv főbb paramétereire hivatkozva kértem árajánlatot. Egy e-mailben, a titkos másolat funkció használatával. És végül sikerült megtalálnom álmaim nyomdáját, amivel rengeteg pénzt spóroltam. A kiválasztás folyamatával pedig rengeteg időt.

Podcast hallgatás 2x-es sebességgel
Ha teheted – és fel tudod dolgozni az információt – hallgass podcasteket, nézz filmeket és sorozatokat 1,2-1,5-2x-es sebességen. A legtöbb lejátszó képes állítani a lejátszás sebességét, és sok esetben bőven élvezhetőek maradnak az így fogyasztott tartalmat. De időben nem mindegy, hogy egy 60 perces videót 60 percig tart megnézni, vagy 1,6x-os sebességen csak 37,5 percig. Más szóval: a megfelelő időgazdálkodás segítségével „Chuck Norris-i” magasságokba (aki megnéz egy órás videót fél óra alatt) lehet adott esetben emelkedni.

Gmail trükkök
Véleményem szerint a Gmail a leghatékonyabb webes levelezőrendszer. Írtam 4 cikket korábban a hatékony használatáról:

Ha sokat levelezel, és megfogadod a fent leírtakat, akkor rengeteg időt tudsz spórolni magadnak.

Utánkövetés, „várom” lista
Feljebb írtam a listák fontosságáról. Ha még nem gondoltál rá, akkor most tedd meg, hogy létrehozol egy „várom” listát. Mit kell erre a listára felírni? Minden olyan függő dolgot, amiben nem nálad van a labda, tehát egy másik fél reakciójára vársz. Pl.:

  • Egy megrendelt termék megérkezése.
  • Egy kölcsönadott könyv visszaadása.
  • Panasztétel esetén a válasz megérkezése.
  • Közös képviselő által ígért jegyzőkönyv.
  • Stb.

Miért jó, ha van egy „várom” nevű listád? Az időgazdálkodás lényege, hogy ne csinálj felesleges dolgokat, és ami fontos, az legyen befejezve. De ha elfelejted, hogy ki mit ígért (és nem teljesítik), akkor nem voltál hatékony, amikor ezt az „elfeledett” dolgot útjára indítottad. Sokan nem tudják jól menedzselni a kötelességeiket, ígéreteiket. Ha te helyettük is vezeted a te érdekeidet szolgáló feladatokat, akkor nem tudnak a teljesítés alól kibújni, hiszen időnként át tudod futni ezt a listát, és tudod presszionálni a „tartozókat,” hogy mikorra várható az ígéretüknek megfelelő cselekedet elvégzése.

Fájlok elnevezése, beérkező levelek, dokumentumok rendszerezése
Ha a számítógépeden tárolt fájlokat elnevezed aszerint, ami, sokkal könnyebben fogod megtalálni, amikor szükséged van rá. Csak egy példa: Ha gyűjtesz számlákat a garancia érvényesítése miatt, akkor nevezd el ilyen formátumban: 20221130-teli-kabat-decathlon-15990-Ft-szamla.jpg. Ha postai úton kapod még pl. a számláidat, vagy éppen a munkahelyed papír alapon ad dokumentumokat, ezeket minden esetben fűzd le egy dossziéba, amelyben témakörönként és időrendben rendszerezed a papírjaidat. Ez a rendszer meghálálja magát akkor, amikor gyorsan kell megtalálnod valamit. Természetesen a tömbösítés szabálya itt is él. Ezeket a tevékenységeket elég havi 1x megcsinálni, addig elég csak tárolni egy „előkészítő” helyen a teendőket.

Jelszavak mentése, kereshetősége
A világunkban már szinte mindenhez jelszó kell, legyen szó levelezésről, ügyintézésről, közösségi médiáról, applikációkról, webáruházakról, banki ügyintézésről, online bevásárlásról, stb. Érdemes a használt jelszavakat egy biztos és titkosított helyre gyűjteni, hogy szükség esetén minden kéznél legyen.

Folyamatleírások , avagy speciális listák készítése
Feljebb írtam a listák fontosságáról és arról, hogy az időgazdálkodásban milyen nagy szerepük van. A listák egyik speciális „alakja” a folyamatleírás. Ha a bonyolultabb feladataidról készítes lépésről-lépésre haladó folyamatleírást, akkor 1) nem kell gondolkoznod a következő lépésen soha; 2) minden alkalommal ugyanolyan minőségben tudod elvégezni a folyamatleírással rendelkező feladatot; 3) a folyamatleírás alapján könnyen ki tudod szervezni az adott feladatot. Hiszen a folyamatleírást követve más is el tudja végezni helyetted az adott dolgot. Minél részletesebb egy folyamatleírás, annál jobb! A leírást ne felejtsd el kiegészíteni képernyőképekkel, vagy videókkal, ha a folyamat jellegéből adódóan ezek segíthetik a könnyebb érhetőséget!

Haladó időgazdálkodás – Feladatok kiszervezése

Amikor felmerül egy feladat elvégzésének szükségessége, fel kell tenned magadnak a kérdést: csak te tudod elvégezni a feladatot? Ha igen, akkor csináld meg. Ha nem, akkor delegáld, azaz oszd ki másnak a feladatot.

Amikor a pénzünk dolgozik helyettünk

Időt nem csak úgy lehet spórolni (és ennek következményeképpen másra fordítani), hogy valamit hatékonyabban csinálunk. Lehet úgy is, hogy kiszervezünk feladatokat. Erről szólt (érintőlegesen) az előző rész. De még jobb, ha nem valaki dolgozik helyettünk, hanem valami dolgozik helyettünk. És ez a valami nem más, mint a pénzünk. A profi időgazdálkodás véleményem szerint megkerülhetetlen pénzügyi tudatosság nélkül.

Megtakarítás képzése
A megtakarítás alapképlete nagyon egyszerű: minden hónapban kevesebbet kell költenünk, mint amennyi a bevételünk, fizetésünk.

Miért éri meg spórolni?
A jövőt lehet könnyebbé tenni, ha az embernek van megtakarítása. Jól jöhet egy nagyobb cél (autó, gyerek egyetemi költsége, lakás, ház, korai nyugdíj, stb.) megvalósításához is, de egy váratlan kiadás (felújítás, betegség, stb.) fedezésekor is segítségedre lehet, ha „van mihez nyúlni”.

Korai nyugdíj
A nyugdíjrendszer jól ki van találva, finoman szólva sem az ún. FIRE mozgalom (Financial Independence, Retire Early; magyarul: Pénzügyi függetlenség, korai nyugdíj) támogatója. Minden politikai állásfoglalás nélkül írom, hogy „okosan” meg van oldva, hogy – kevés kivételtől eltekintve – alkalmazottként ne lehessen annyit félretenni, hogy egy átlagember meg tudja azt tenni, hogy 65 éves kora előtt, vagy a 40 év szolgálati viszony elérése előtt el tudjon menni nyugdíjba.

Ezt lehet mégis elérni, ha előre gondolunk arra, hogy a nyugdíjkorhatár elérése előtt szeretnék megpihenni, és tovább élvezni az életet – immáron munka nélkül.

Ha pedig esetleg nincs örökösöd, de van saját ingatlanod, akkor érdemes elmerülni az életjáradék és eltartási szerződések világában. Hiszen egy olyan jelentős vagyonelem birtokában vagy, ami örökös híján az államra szállna, mivel nem tudod magaddal vinni a „túloldalra”. Ehelyett még életedben érdemes hasznosítani úgy, hogy életed végéig lakhatsz benne, és jelentős havi és/vagy egyszeri összeghez juthatsz a segítségével, ami könnyebbé teszi az életedet idősebb korodban. Ezzel az opcióval előre is tudsz számolni, így akár hamarabb abbahagyhatod a munkát, mint ahogy tervezted. Tehát az is időgazdálkodás (sőt!), ha nem egy feladat (vagy: nap/hét/hónap) távlatában nyered meg az ügyességednek köszönhetően a plusz időt, hanem ezeknél sokkal hosszabb távon. Az időgazdálkodás ezáltal életformává, vagy éppen életcéllá is válhat.

Kamatos kamat
A kamatos kamat röviden azt jelenti, hogy egy befektetett összegre kamatot kapunk, majd a következő kamatfizetéskor már az eredeti összegre + a kapott kamatra is kapunk kamatot. És így tovább. Mint ahogy a lavina is összegyűjti a sok havat, és egy nagy zuhatagként ér le a völgybe, úgy működik a kamatos kamat is. Rövid távon nem igazán látszik a hatása, de hosszú távon megdöbbentő eredménye van.

Vegyünk egy példát:

Havi 10 000 Ft-ot (amit sokan meg tudnának tenni) félreteszel, évente egyszer kifizetett 6%-os (aminél el lehet jobb hozamot is érni, főleg hosszabb távon) kamatra, amely kamatot évente kapod meg valamilyen módon (pl.: bankbetét, állampapír, stb.). A kapott kamatot pedig ismét befekteted abba, amibe az eredeti összeget is tetted.

Ebben az esetben ennyi pénzed lesz:

  • 5 év múlva: 730 420 Ft. Ebből 120 420 Ft (16,49%) a kamatként kapott összeg.
  • 10 év múlva: 1 694 506 Ft. Ebből 484 506 Ft (28,59%) a kamatként kapott összeg.
  • 15 év múlva: 2 984 669 Ft. Ebből 1 174 669 Ft (39,36%) a kamatként kapott összeg.
  • 20 év múlva: 4 711 199 Ft. Ebből 2 301 199 Ft (48,85%) a kamatként kapott összeg.
  • 25 év múlva: 7 021 685 Ft. Ebből 4 011 685 Ft (57,13%) a kamatként kapott összeg.
  • 30 év múlva: 10 113 636 Ft. Ebből 6 503 636 Ft (64,31%) a kamatként kapott összeg.

Attól függően, hogy most hány éves vagy, és havonta mennyit tudsz félretenni, illetve milyen életszínvonalon (mennyi évet fedez a befektetésed hosszú távú hozama) élsz, ki tudod számolni, hogyha ma elkezdesz takarékoskodni, akkor hány évvel tudod megrövidíteni a munkával töltött éveid számát. Mindössze havi 10 000 Ft megspórolásával. Mert ha többet tudsz takarékoskodni, akkor az eredményeid is látványosak lesznek!

Egy példa, hogy megértsd, hogyan jön ez a pénzügyi rész az időgazdálkodáshoz: 30 éves vagy, havi 50 000 Ft-ot tudsz félretenni 6%-os kamatos kamatot hozó befektetésben, és havi 250 000 Ft-ból élsz. És szeretnél 65 éves kor 60 évesen nyugdíjba menni. Lehetséges? A leírt konstrukcióval 50 568 181 Ft-od lesz 60 éves korodra, amelyből 32 518 181 Ft (64,31%) kamat. Persze a következő 30 év inflációját nem láthatjuk előre, de véleményem szerint azért 5 évig majd bőven meg lehet ennyiből (és akkor még nem számoltunk azzal, hogy ahogy elkezded „felélni” ezt az összeget 60 éves korodtól, még fokozatosan csökkenő hozamot is generál) élni.

Persze mindenki eldöntheti, hogyha tud spórolni, megéri-e azért félretenni, hogy adott esetben egy korai nyugdíj formájában könnyebbé tegye az életét. Nem kötelező élni ezzel a lehetőséggel, de ha 60 éves korodra megvalósítod az itt leírtakat, szerintem hálát fogsz adni az anyagi függetlenség időgazdálkodásra gyakorolt jótékony hatásának.

Passzív jövedelem
Regényt lehetne írni erről a témakörről is. Ha teheted, érdemes olyan dolgot alkotni (könyv, előfizetéses rendszer, franchise cég felépítése, stb.), ami passzív, vagy közel passzív jövedelmet biztosít számodra.

Befektetések
Nem szeretnék pénzügyi témákban jobban belemenni, de ha megfelelő tőkével rendelkezel, érdemes utánanézni az ingatlanbefektetéseknek, állampapíroknak, részvényeknek, egyéb befektetéseknek.

A modern kor 10 csodája

Szerencsésnek mondhatjuk magunkat, hogy olyan korban élünk, amikor már olyan innovációk is elérhetőek, amely létezését az elődeink el sem hinnék. Mutatom a kedvenceimet, amelyek rendszeres és okos használatával rengeteg időt lehet spórolni. Szerintem nem túlzást azt állítani, hogy az időgazdálkodás nem tartana a mai szinten (próbáld meg összeadni, hogy szüleid, nagyszüleid mennyi idő alatt oldották meg azokat, amelyeket itt felsorolok – már ha egyáltalán volt alternatív lehetőségük rá), ha az alábbi eszközök nem állnának a rendelkezésünkre.

Mobilkasszák
Egyszerűen zseniális, hogy mennyire jól kitalálták, és mennyivel gyorsabban lehet végezni itt, mint egy „hagyományos” pénztárban való sorbaállással. Persze sajnos nem mindenki gondolja így, de a jövő mindenképpen ez lesz szerintem.

Foxpost, csomagautomaták
Imádom, hogy nem kell Postára járnom, és annak a nyitvatartási idejéhez alkalmazkodnom, majd ott szintén kivárni a soromat. Ha éjjel kettőkor akarok csomagot feladni, vagy átvenni, minden gond nélkül megtehetem. Időgazdálkodási szempontból álomszép az, hogy nem vagyok egy nyitvatartási időhöz kötve!

Házhoz szállítás
Étel, ital, bevásárlás? Csupán egy telefonhívásra, vagy online leadott rendelésre van!

Azonnali átutalás vagy fizetési kérelem
Régen 2-4 munkanapot is kellett várni az átutalások teljesülésére. Ma pedig 5 mp ez az idő. A fizetési kérelem pedig az, amikor a szolgáltató küld egy ilyet, és nekem a mobilbankban csak a jóváhagyásra kell nyomnom a fizetés indításához.

Csoportos beszedés
Sorban állni a Postán csekkel? Ugyan már! Minden számlát érdemes csoportos beszedéssel fizetni.

Facebook-on fellelhető információk
Szinte nincs olyan témakör, aminek ne lenne egy Facebook csoportja. Érdemes ezekbe belépni a tudásmegosztás miatt.

Okostelefon
Bele sem merek gondolni, hogy mennyivel kevesebb időm lenne a tényleg fontos dolgokra, ha nem tudnám a következőket elintézni telefonon:

  • e-mail küldés (postai levél helyett),
  • azonnali telefonhívás (telefonfülke helyett),
  • offline térkép használata (papír térkép helyett),
  • fényképezés (külön fényképezőkép helyett),
  • pontos idő megismerése (karóra helyett),
  • számolás (számológép helyett),
  • stb.

Ha még nem használod ki a mobiltelefonodban rejlő lehetőségeket, érdemes bővíteni az ezirányú tudásodat, hiszen az időgazdálkodás olyan eszközét tartod a kezedben, amelyhez hasonló ritkán születik.

WordPress
Na jó, kicsit „hazabeszélek”, hiszen webfejlesztő vagyok. De nem volt ám mindig WordPress! A pályám elején még csak kódolással lehetett weboldalakat készíteni. Ma pedig a WP a legnépszerűbb weboldal készítő motor, amellyel programozói tudás nélkül készíthet bárki weboldalt. Zseniális!

Online megoldások
Ahogy írtam feljebb, szerencsések vagyunk, hogy olyan korba születtünk, ahol egy sor innováció a mindennapjaink része. Ma már az interneten lehet oktatni, kommunikálni, filmet nézni, szoftvereket használni, fájlokat tárolni, stb. Csupa olyan dolgok, amelyekkel rengeteg időt meg lehet spórolni.

Kallax
Kicsit kakukktojás, de nem maradhat le a listáról. Egyszerűen nagyszerű ez az IKEA termék. Szinte mindenhol jól mutat, és nagyon gyorsan a kezembe kerül minden egy ilyen szekrényről. Nem kell percekig túrnom, ha valamit keresek.

Bemutatkozás – Szűcs Ádám

Szűcs Ádám vagyok, weboldal fejlesztő és oktató, valamint A sikeres online vállalkozás építőelemei című könyv írója. Utóbbi 400 oldalas kéziratát (90 oldal végül e-könyv formában jelent csak meg) a megfelelő tervezésnek és időgazdálkodásnak hála mindössze ~225 munkaóra alatt írtam meg.

Miért írtam az időgazdálkodásról?
Megszállottan keresem azokat az önfejlesztő módszereket, amelyekkel hatékonyabban tudom élni az életemet, vagy gyorsabban tudok dolgozni.

Az általam használt időgazdálkodási rendszer lehetővé tette számomra, hogy jóval kevesebbet dolgozzak, mint egy átlagember (aki ~235 napon dolgozik minden évben):

  • 2021-ben mindössze 162 napon (heti ~3,11 munkanap) dolgoztam.
  • 2022-ben mindössze 152 napon (heti ~2,92 munkanap) dolgoztam.
  • 2023-ban mindössze 132 napon (heti ~2,53 munkanap) dolgoztam.

A kevesebb munkanap ellenére mindig minden feladatommal határidőre elkészültem, és a tervezett árbevételi szintet is elértem.

Megértem, ha elsőre azt mondod, hogy ezt te nem tudod megvalósítani. Meg kell, hogy nyugtassalak, én sem egyik napról a másikra változtattam az időgazdálkodási szokásaimon. Először csak (teljesen) elhagytam a hétvégi munkavégzést, majd időszakosan 1-1 napot hagytam ki a hétből, majd ezt emeltem fokozatosan a mostani szintre. És a fent leírtak éves átlagok, a gyakorlatban vannak 5 munkanapos heteim is, de 1-2 munkanaposak is. Amikor több feladatom van, akkor sokkal többet dolgozok. Amikor pedig megtehetem, nem töltöm mondvacsinált indokkal, munkának csúfolt dologgal az időmet.

Javaslom, hogy kezdd el kicsiben: vedd ki az összes pénteket, és ne dolgozz. De legalább a péntek délutánokat. Meg fogod látni: nem dől össze a világ, ha nem vagy elérhető 0,5-1 munkanapig. Ellenben az életminőséged érezhetően javulni fog.

Kérdésed van? Lépj velem kapcsolatba!

Kérdésed van az időgazdálkodással kapcsolatban? Üzennél valamit? Szeretnél személyre szabott tanácsokat kapni?

Írj nekem, szívesen veszem a leveledet és visszajelzésedet. Minden megkeresésre válaszolok!

Kapcsolat

Időgazdálkodási munkafüzet letöltése

Kérlek vedd fel velem a kapcsolatot, ha szeretnél egy példányt a letölthető munkafüzetből, amely végigvezet lépésről-lépésre azon az úton, hogy felállíts egy jól működő, személyre szabott időgazdálkodási rendszert!

Végszó

Talán azt gondolnád, hogy nem tartozik az időgazdálkodás témaköréhez, de egy fontos dologról még nem volt szó: Ahhoz, hogy legyen energiád hatékonyan működni, jó fizikai- és lelkiállapotban kell lenned. Javaslom – hogyha eddig nem tetted – építsd be a heti rutinodba a rendszeres mozgást, helyezz hangsúlyt a megfelelő idejű és minőségű alvásra, társas kapcsolataidra, és legyen elég „énidőd” is, valamint hallgass rendszeresen zenét.

Fake it till you make it (hamisítsd meg, amíg el nem éred)
Angol mondás az önbizalomra, amely azt sugallja, hogy az önbizalom, hozzáértés és az optimista gondolkodásmóddal az ember megvalósíthatja azt a várt állapotot és eredményt, amelyet egyenlőre csak keres.

Kívánom, hogy a fenti tanácsokat megfogadva úgy tudd szervezni az életedet, hogy a rád váró összes feladatot el tudd végezni, határidőre.